Une institution nationale dédiée aux archives contemporaines d’intérêt public à Monaco : c’est le projet sur lequel travaille la mission de préfiguration des archives nationales, qui a été créée en mars 2021. Interview avec Michaël Bloche, en charge du pilotage de cette mission.
Où en est le projet de création d’une institution nationale dédiée aux archives contemporaines d’intérêt public ?
Le projet de création d’archives nationales en est à ses prémices. La mission de préfiguration des archives nationales a vu le jour en avril 2021, à la suite de la publication de l’ordonnance souveraine n° 8 569 du 25 mars 2021, relative aux archives d’intérêt public. Les premières actions de la mission de préfiguration des archives nationales ont été de communiquer sur le nouveau cadre réglementaire issu de cette ordonnance, et de débuter les rencontres avec les principales entités, hors exécutif, détentrices d’archives d’intérêt public : Conseil national, direction des services judiciaires, commune, Société des bains de mer (SBM), notaires, huissiers… Ceci pour leur exposer la démarche poursuivie et leur proposer un accompagnement dans la gestion de leurs archives, afin notamment d’encadrer davantage les éliminations pour s’assurer que les archives à valeur patrimoniale soient bien préservées.
Quel a été le bilan de ces premières rencontres ?
Le bilan des premières rencontres est très positif. De manière générale, il a été constaté une adhésion forte au projet, comme cela a également pu se constater lors de la séance d’installation de la nouvelle commission consultative des archives d’intérêt public, le 28 juin 2021, sous l’autorité du ministre d’État, et en présence, notamment, du président du Conseil national, du directeur des services judiciaires, du délégué interministériel à la transition numérique, de la directrice des affaires culturelles et du collège d’experts en archivistique de la commission. Par ailleurs, le gouvernement princier, via la mission de préfiguration des archives nationales, a adhéré en juin 2021 au Conseil international des archives (ICA), une organisation non gouvernementale créée en 1948 par l’Unesco, et dont le siège est à Paris.
Quelle est la mission de l’ICA ?
L’ICA a pour mission de promouvoir la préservation et l’accès aux archives dans le monde entier, au moyen de la coopération internationale. En travaillant à améliorer la gestion des archives, l’ICA contribue à la sauvegarde et à l’enrichissement de la mémoire du monde, ainsi qu’à une meilleure communication et au respect de la diversité culturelle. Il est à l’origine de nombreuses initiatives majeures, dont la déclaration universelle des archives et, via ses comités d’experts, rédige des normes internationales pour l’archivage. La plupart des services d’archives centrales d’États sont membres de l’ICA. L’adhésion de la mission de préfiguration des archives nationales à l’ICA permet d’assurer une représentation de la principauté de Monaco sur la scène archivistique internationale.
Vous avez adhéré à d’autres associations ?
La mission de préfiguration des archives nationales a aussi rejoint en juin 2021 l’Association internationale des archives francophones (AIAF), qui a été créée en 1989. Les archives générales du royaume de Belgique, les archives nationales du Luxembourg, le service interministériel des archives de France, ou encore les archives fédérales suisses, parmi de nombreuses autres entités des cinq continents, notamment africaines, sont membres de l’AIAF, qui est très active dans le domaine de la formation et de la coopération.
De façon très globale, quel est l’objectif poursuivi ?
L’objectif est de parvenir à créer une institution gouvernementale en charge de la collecte, de la conservation, du classement, de la communication des archives d’intérêt public de la principauté à valeur patrimoniale. Il faut préciser que les archives du palais princier sont exclues du périmètre, en tant que biens de la couronne. Elles ont vocation à conserver les archives de l’État antérieures à la constitution de 1911, à partir de laquelle la personne du prince et l’État ne se confondent plus institutionnellement. Cette entité aurait vocation à rassembler les principaux fonds d’archives patrimoniales de Monaco, dans l’intérêt de la recherche historique notamment. Elle exercerait également le contrôle scientifique et technique sur les archives publiques en principauté, avec notamment un contrôle des éliminations. À cette fin, l’objectif est de disposer, à terme, d’un « écrin » pour la conservation dans des conditions optimales du patrimoine archivistique contemporain de la principauté et sa transmission aux générations futures.
« L’enjeu est d’assurer la pérennisation du patrimoine écrit documentaire monégasque, mais aussi, pour partie, iconographique : cartes et plans, photographies, etc. »
Quel est le principal enjeu ?
L’enjeu est d’assurer la pérennisation du patrimoine écrit documentaire monégasque, mais aussi, pour partie, iconographique : cartes et plans, photographies, etc.
Vous avez d’autres missions ?
En parallèle, la mission de préfiguration des archives nationales a également pour mission, ces prochaines années, de développer la réglementation sur les archives, de développer l’archivage numérique en collaboration avec les acteurs concernés, et de moderniser les pratiques archivistiques.
Dans l’immédiat, quelle est l’urgence ?
À court terme, l’une des urgences est de sensibiliser les détenteurs d’archives à l’intérêt patrimonial que peuvent revêtir de nombreux documents, afin d’éviter des destructions malencontreuses de documents d’intérêt majeur pour l’écriture de l’histoire de la principauté, dans le futur. En effet, nombreux sont ceux qui possèdent de tels « trésors » archivistiques et historiques, mais l’ignorent, de bonne foi, et par manque d’acculturation au sujet.
Qui pourra consulter ces archives et ce service sera gratuit ou payant ?
La consultation en salle de lecture sera gratuite et accessible à tous : Monégasques, résidents, étrangers, mineurs ou majeurs. Au préalable, il suffira de s’inscrire avec une pièce d’identité, et de respecter des règles de communicabilité qui seront instaurées pour le respect de la vie privée et des informations sensibles.
Il y aura des services payants, malgré tout ?
Des services payants pourront exister : commandes de reproductions photographiques en haute définition de documents originaux, ou recherches par correspondance à l’attention des professionnels, par exemple.
Toutes les archives seront stockées dans un seul et unique lieu ?
L’hypothèse d’un seul site sera sans doute compliquée à mettre en œuvre, en raison des contraintes du foncier et de l’immobilier en principauté. Le stockage sera donc probablement en multisites, avec un site principal pour la conservation des fonds les plus précieux et sensibles, et l’accueil du public.
« La consultation en salle de lecture sera gratuite et accessible à tous : Monégasques, résidents, étrangers, mineurs ou majeurs. Au préalable, il suffira de s’inscrire avec une pièce d’identité »
Les archives seront mises à disposition comment ?
Les archives seront mises à disposition du public en salle de lecture et via un portail Internet de diffusion en ligne des archives papier numérisées, et des archives nativement numériques. D’autres espaces publics sont envisagés, notamment pour la valorisation et la médiation : salle d’exposition, service éducatif, etc. Dans l’attente de locaux définitifs avec des magasins de conservation aux normes, notamment du point de vue du climat, des locaux transitoires doivent être trouvés pour accueillir les premiers dépôts d’archives des entités, hors exécutif, comme le prévoit l’ordonnance souveraine du 25 mars 2021. Plusieurs de ces entités ont déjà signalé leur fort intérêt pour la solution du dépôt.
Quels types de documents seront conservés ?
Tous types de documents seront conservés, en vertu de la définition très large des archives d’intérêt public comme le dit l’ordonnance souveraine : « Les documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus, dans le cadre de l’exercice de leur activité, par les personnes publiques ou les personnes privées mentionnées ci-après ». Par conséquent, les archives nationales auront vocation à collecter des archives papier « traditionnels », comme des documents, des dossiers en liasse ou des registres, mais aussi des archives électroniques, des photographies, cartes, plans, affiches, etc., si ces typologies sont conservées dans les fonds des producteurs. Toutefois, pour l’image animée, il existe déjà à Monaco l’institut audiovisuel : par conséquent, pour cette typologie très particulière, les futures archives nationales pourront envisager des dépôts à l’institut audiovisuel.
Comment définir la valeur patrimoniale d’une archive ?
L’ordonnance souveraine, texte d’application de la loi de 2017 sur la préservation du patrimoine national, définit les archives patrimoniales comme « les documents désignés comme étant d’importance pour l’archéologie, la préhistoire, l’histoire, la littérature, l’art ou la science ». Ainsi, les archives patrimoniales de la principauté sont les documents d’archives qui constituent les sources originales de la connaissance du passé de la principauté, notamment du gouvernement, de la commune, du Conseil national, de la direction des services judiciaires, de l’archevêché, de la SBM, etc. Mais aussi des Monégasques et des résidents.
Qui prend la décision de faire d’un document une archive ?
C’est à l’archiviste de définir quels documents relèvent de cette catégorie, en étroite collaboration, pour ce travail de sélection, avec les producteurs d’archives, des historiens et d’autres acteurs. Un travail collectif s’impose, en effet, pour pallier aux interprétations subjectives de la notion de patrimoine, afin de préserver les archives nécessaires à la documentation historique de la recherche. Pour cela, l’archiviste a un faisceau de critères. Il est important d’avoir à l’esprit que le facteur temps n’entre pas dans la définition des archives patrimoniales. Seul l’intérêt des documents compte. Ainsi, les documents officiels majeurs et publics sont constitutifs des archives patrimoniales à forte valeur historique dès leur publication.
Pourquoi ne faire ce travail que maintenant ?
Il faut avant toute chose rappeler le travail important mené depuis une dizaine d’années, et notamment depuis l’ordonnance de 2011 relative aux relations entre l’administration et les administrés, qui créait le service central des archives et de la documentation administrative en charge des archives définitives de l’exécutif, par l’inspection générale de l’administration, la direction des affaires juridiques et l’ancienne commission consultative des archives de l’État avec son collège d’experts. Des bases importantes ont été posées, permettant la création de la mission de préfiguration des archives nationales, et l’ordonnance souveraine de mars 2021 résulte d’un long travail considérable accompli par ces acteurs.
Qu’est-ce qui a ralenti ce projet ou qui le rend complexe ?
Le projet d’archives nationales est un projet de long terme, dont plusieurs étapes ont été franchies, notamment avec les ordonnances de 2011 et 2021, qui sont des jalons importants. Il ne peut s’agir d’un projet de court terme, dans la mesure où il suppose de mener en parallèle une modernisation et une harmonisation des pratiques archivistiques avec un volet formation à l’archivistique des personnes en poste, et des futures recrues qui est majeur, de compléter la réglementation existante par une loi sur les archives, et où l’aspect immobilier du projet nécessitera, a minima, quelques années.
Qu’est-ce qui vous a intéressé dans ce projet ?
De nos jours, il est très rare en tant qu’archiviste de se voir proposer un projet aussi riche, combinant les aspects législatifs, immobiliers, ressources humaines avec la formation et les recrutements, ou encore numériques, bien souvent cloisonnés dans de nombreux postes d’administrations centrales. Cela m’a beaucoup séduit, de même que le soutien fort du gouvernement princier. C’est donc un magnifique challenge, que j’ai accepté de relever avec enthousiasme.
« En général, le grand public est porté vers les sources pour l’histoire des familles et l’histoire des biens immobiliers, pour reconstituer l’histoire d’un ancêtre, d’une maison ou d’un appartement, par exemple »
Pourquoi avoir quitté la Normandie pour Monaco ?
Dans mon précédent poste de directeur-adjoint des archives départementales de la Seine-Maritime, à Rouen, j’ai été amené ces dernières années à travailler, en très bonne entente, avec les archives du palais princier autour d’un projet d’exposition et de publication intitulé Les princes de Monaco en Normandie, des Estouteville aux Grimaldi. Dans le cadre de ce projet de valorisation, j’ai été amené à me déplacer en principauté, pour faire des recherches historiques aux archives du palais princier. À cette occasion, j’ai pu nouer un lien d’affection particulier avec la principauté et apprécier à sa juste valeur l’histoire et le patrimoine très riches de Monaco. C’est pour cette raison, ainsi que celles exposées plus haut, que j’ai accepté avec joie la proposition qui m’a été faite de préfigurer les futures archives nationales monégasques et assurer le pilotage des archives d’intérêt public en principauté. Je compte apporter à ce projet mon expérience d’ancien archiviste départemental, c’est-à-dire d’archiviste polyvalent.
Selon quelle logique de travail allez-vous avancer pour mener à bien cet énorme chantier ?
Les rencontres des principales entités, hors exécutif, et des archivistes des services exécutifs vont se poursuivre ces prochains mois : environ une centaine de rencontres sont prévues. Ceci afin de mettre en place des accompagnements à l’archivage sur le long terme, et de réaliser un état des lieux des archives d’intérêt public en principauté : recensement et cartographie, constats sur les pratiques en termes d’inventaires, éliminations, etc. Cela nous permettra ensuite de préconiser et de former, de faire une évaluation du métrage d’archives potentiellement définitives susceptibles d’être déposées ou versées aux futures archives nationales, de faire une estimation des accroissements, etc.
Quel est l’objectif de cette centaine de rencontres ?
L’objectif de ces rencontres est de créer un consensus autour du projet collectif et structurant pour la principauté et sa mémoire contemporaine que sont les futures archives nationales, mais aussi de sonder les producteurs d’archives sur leur adhésion au projet. Cela permettra aussi de sonder leur éventuelle disposition, à terme, à déposer, tout ou partie, de leurs fonds d’archives définitives à valeur patrimoniale dans le futur dépôt des archives nationales, dans des conditions optimales de conservation, de traitement et d’exploitation pour la recherche historique et la valorisation, éducative ou culturelle.
En quoi consiste l’accompagnement proposé par la mission de préfiguration des archives nationales ?
Concernant l’accompagnement proposé par la mission de préfiguration des archives nationales aux entités, hors exécutif, il peut porter sur la réalisation de référentiels d’archivage qui déterminent pour chaque typologie de documents des durées d’utilité administrative et des sorts finaux – élimination, tri, conservation définitive). Il peut aussi porter sur la réalisation d’inventaires, sur la mise en place de procédures (bordereaux d’éliminations par exemple), sur l’aménagement de nouveaux locaux d’archivage, des projets de valorisation, et, de manière générale, sur toute question liée aux archives. J’insiste sur le fait que la mission de préfiguration des archives nationales ne peut se substituer aux services producteurs et détenteurs dans la réalisation de ces actions : la mission de préfiguration des archives nationales va diffuser des modèles de documents et des procédures. Et ainsi apporter aide, conseil et expertise dans leur mise en place.
Combien de documents seront disponibles ?
Il est impossible de chiffrer précisément le nombre de documents, mais cela concernera assurément des centaines de milliers, voire plus probablement des millions de documents. Classiquement, dans le monde des archives on raisonne en mètres linéaires. Et je pense qu’il y aura très vite dès l’ouverture des archives nationales une dizaine de kilomètres linéaires à collecter. Certaines auront pu être collectées en amont de cette ouverture, et stockées dans des locaux de stockage transitoires par la mission de préfiguration des archives nationales.
Les archives, notamment administratives, sont conservées combien de temps ?
Ce que l’on appelle les durées d’utilité administrative, à savoir les délais minimaux pendant lesquels un document doit être conservé pour les besoins du service qui l’a produit, ainsi que pour satisfaire à ses obligations légales en cas de contrôle, d’enquête, ou de contentieux par exemple — avec des délais de prescription à respecter — mais aussi pour la justification des droits des personnes, varient considérablement selon les typologies. Certaines durées de conservation sont très courtes, de l’ordre de quelques années pour les pièces justificatives de comptabilité, etc. D’autres peuvent être très longues, notamment dans le domaine médical ou des ressources humaines, de l’ordre de quelques décennies à plus d’un siècle, par exemple pour les dossiers de personnel ou les dossiers médicaux. Les archives administratives qui ont un intérêt pour l’Histoire ou qui permettent aux administrés de prouver des droits comme l’état-civil ou les minutes de notaire, par exemple, doivent être conservées de manière définitive.
« L’absence de loi sur les archives rend parfois compliquée la communication des archives, car la réglementation actuelle n’est souvent pas assez précise, et il y a de nombreux vides juridiques »
Quels sont les types d’archives qui intéressent généralement le plus le grand public ?
En général, le grand public est porté vers les sources pour l’histoire des familles et l’histoire des biens immobiliers, pour reconstituer l’histoire d’un ancêtre, d’une maison ou d’un appartement, par exemple. Les généalogistes, classiquement, représentent plus de 50 % des usagers des services d’archives. Dans cette optique, ce sont les registres paroissiaux et d’état-civil, les documents de recensements, les documents cadastraux, ou encore les minutes de notaires qui sont les plus consultés. Souvent, les archives iconographiques comme les photographies, les affiches, les cartes et les plans notamment, ont aussi, un grand succès auprès du public. Quant aux historiens chercheurs, aux universitaires ou aux amateurs, ils s’intéressent à tous types d’archives. Ils croisent au maximum les sources sur un même sujet pour obtenir les informations les plus fiables possible.
Tout sera numérisé ?
Non. En raison de leur volumétrie considérable et du coût financier, toutes les archives ne seront pas numérisées. Tout numériser n’aurait d’ailleurs pas forcément de sens. La priorité en termes de numérisation sera mise sur les séries documentaires les plus consultées. Mais aussi sur les documents les plus fragiles, afin que les documents ne se dégradent pas trop en raison de manipulation incessante, dans une optique de conservation préventive. Sans oublier, bien sûr, les documents à la plus forte valeur ajoutée patrimoniale et stratégique.
Un accès à distance par Internet sera-t-il possible, et avec quel niveau de sécurité ?
Naturellement, lorsque le service d’archives nationales sera constitué, un portail de diffusion en ligne est envisagé pour un accès au plus grand nombre, dans le respect des règles de communicabilité. J’ajoute qu’il faut bien distinguer numérisation de documents papiers, qui ne dispense pas de conserver les originaux papiers en cas d’intérêt patrimonial, et les archives nativement numériques.
Pourquoi n’y a-t-il pas de législation sur les archives à Monaco, notamment pour harmoniser des pratiques très diverses d’un producteur à un autre, tout en développant l’archivage numérique ?
Il existe déjà une réglementation sur les archives, notamment avec les ordonnances souveraines n° 3413 et 8 569 de 2011 et 2021. Mais, en effet, il manque une législation générale sur les archives. La dernière ordonnance, de mars 2021, devrait permettre d’harmoniser les pratiques, très disparates d’un producteur à l’autre, en dehors de l’exécutif.
Ce manque de législation débouche sur quelles difficultés ?
L’absence de loi sur les archives rend parfois compliquée la communication des archives, car la réglementation actuelle n’est souvent pas assez précise, et il y a de nombreux vides juridiques. De même, très peu de durées d’utilité administrative sont définies réglementairement parlant, ce qui rend difficiles les éliminations.
Que devrait contenir le futur texte de loi ?
Avec le futur projet de loi, l’idée est d’aller plus loin que dans l’ordonnance souveraine du 25 mars 2021 et de disposer d’un texte fondateur pour les futures archives nationales. Car le texte de mars 2021 ne peut avoir d’effet « restrictif » que dans le cadre de la loi sur le patrimoine de 2017, dont elle est un texte d’application, et essentiellement vis-à-vis des services exécutifs de l’État. Pour le reste, à ce stade, il s’agit principalement de conseil et de l’accompagnement. La loi est donc nécessaire pour compléter et conforter quelques dispositifs, en introduire de nouveaux, aller si nécessaire dans des incidences pénales en cas de vol ou de recel d’archives publiques par exemple. Ou encore, instaurer d’éventuelles protections pour les fonds d’archives particulièrement remarquables et d’intérêt national, détenus par des personnes privées.
Quels autres objectifs sont poursuivis par ce texte ?
Le texte du 25 mars 2021 ne pouvait se prononcer sur le statut et la propriété des archives, qui relève de la loi ; il faut donc convoquer le législateur pour statuer sur un régime général et un statut des archives publiques, qui pourraient, par exemple, à terme, devenir imprescriptibles et inaliénables. Naturellement, ce projet devra intégrer les problématiques des données personnelles et des données numériques. Toutefois, à ce stade, il faut être très prudent sur les orientations du texte ; une réflexion doit s’ouvrir sur les aspects législatifs, avec les acteurs concernés. Par ailleurs, l’approche adoptée consiste à corréler la partie théorique à la réalité du terrain.
Ce texte pourra être voté quand ?
Du point de vue du calendrier, la préparation du projet de loi est envisagée sur la période 2021-2024, et le dépôt du projet de loi au Conseil national en 2024 ou 2025. Sans attendre la future loi, plusieurs projets d’arrêtés ministériels précisant certains points des ordonnances de 2011 et de 2021 pourront, si nécessaire, être adoptés. Cela laisse le temps de mettre en œuvre convenablement l’ordonnance du 25 mars 2021, support le plus approprié pour que la mission de préfiguration des archives nationales exerce ses compétences et fasse un état des lieux. Cela laissera aussi le temps d’avoir des retours du terrain suite à sa mise en application, et le temps de la réflexion.
D’ici combien de temps, au mieux, sera officiellement lancée cette institution nationale dédiée aux archives contemporaines d’intérêt public ?
En tant qu’institution, les archives nationales ne verront pas officiellement le jour avant plusieurs années, sans doute sous 6 à 9 ans minimum. L’ouverture des futures archives nationales est donc escomptée d’ici 2030.
Six à neuf ans d’attente, c’est très long ?
De nombreux facteurs sont à prendre en compte. En effet, d’une part, il faut attendre le vote de la future loi pour créer officiellement les archives nationales. D’autre part, le volet immobilier du projet nécessitera plusieurs années. Toutefois, sans attendre cette ouverture, la mission de préfiguration des archives nationales est à la disposition des entités productrices d’archives d’intérêt public pour accueillir en dépôt leurs documents à valeur patrimoniale, former leur personnel, et les accompagner dans divers projets, y compris de valorisations comme des expositions ou des publications par exemple, afin de faire connaître ce riche patrimoine documentaire, la plupart du temps inédit, aux Monégasques, aux résidents et au-delà.
